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El EDI surgió en los años 60 con el objetivo de eliminar el papel e impulsar la automatización de los procesos comerciales. Hay que tener en cuenta que el intercambio de documentos en papel es lento y difícil de gestionar, conlleva errores y requiere un gran espacio de almacenamiento. Aunque más allá de eso, el principal problema que plantea es su elevado costo económico.
El EDI surgió en los años 60 con el objetivo de eliminar el papel e impulsar la automatización de los procesos comerciales. Hay que tener en cuenta que el intercambio de documentos en papel es lento y difícil de gestionar, conlleva errores y requiere un gran espacio de almacenamiento. Aunque más allá de eso, el principal problema que plantea es su elevado costo económico.
En aquellos tiempos, con una tecnología todavía muy incipiente, existían una gran variedad de procesadores, sistemas operativos y protocolos. Esto dificultaba las transacciones entre las diferentes empresas. Por eso, ya a finales de la década de los 60, se empezó a trabajar en Estados Unidos en la búsqueda de un estándar.
Las empresas de la industria automotriz, que se veían obligadas a intercambiar una gran cantidad de información para que su cadena de abastecimiento funcionase con éxito, formaron el Comité Coordinador de los Datos de Transporte (TDCC). Este fue el germen para que, en 1979, el Instituto Estadounidense de Normalización creara el estándar ANSI X12.
A raíz de esta norma, en los años 80 se produce un nuevo hito en la historia del EDI. Un grupo de trabajo de las Naciones Unidas, el conocido como Working Party 4, crea una estándar internacional, que se ha convertido en uno de los más empleado hoy en día: el EDIFACT.
Actualmente, el EDI se emplea en todo tipo de sectores, empresas y países. El carácter normalizado de este sistema da la posibilidad de conectar de forma fluida con cualquier interlocutor e integrar los diversos mensajes intercambiados habitualmente en una relación comercial (órdenes de compra, facturas, informes de inventarios, avisos de expedición, etc.) en el sistema informático. Es decir, el EDI ha pasado a sustituir a otros medios como el fax, el correo postal o el e-mail.
Conceptualmente, el funcionamiento de esta tecnología es muy sencillo, sobre todo en las grandes y medianas empresas que desarrollan procedimientos de integración. Los documentos comerciales se generan en el ERP o sistema informático interno de la empresa. El software EDI se integra con el sistema informático de la compañía, reconoce el tipo de transacción y su destinatario. Automáticamente, el mensaje se “traduce” al estándar requerido por la empresa destinataria (EDIFACT, ANSI X12, etc.) y se le hace llegar a través del sistema de comunicaciones pactado (VAN Privada, AS2, OFTP, Web Services, FTPS, etc.).
En el proceso inverso, el software EDI se encarga de transformar el mensaje recibido al estándar exigido por el ERP de la empresa receptora, integrando la transacción en el sistema informático interno de forma automática y sin participación humana.
Con este podemos lograr una automatización total del proceso de recibo y envío de mensajes, y está totalmente integrado con los Sistemas de Gestión o “ERP”. Por ejemplo, cuando llega una orden de compra, esta se interfasa con los sistemas de facturación quedando como un pedido pendiente de tramitar y se pueden realizar las validaciones que consideren necesarias antes de generar la factura definitiva (como límites de crédito, precios y descuentos correctos, códigos de productos correctos, envíos de correos a los ejecutivos de cuenta o personas encargadas, etc). Esta opción es la que se recomienda si tenemos un volumen que lo amerita, o si realmente deseamos obtener todos los beneficios de la automatización de procesos dentro de la compañía, por medio del Intercambio Electrónico de Datos.
Es una página donde la empresa compradora o proveedora debe ingresar a un sitio en Internet para recibir o generar sus órdenes de compra. Se procede a imprimir la orden de compra para luego ingresarla de manera manual al sistema de pedidos o de facturación de la empresa proveedora. Este esquema es para aquellas empresas muy pequeñas, sin sistemas internos y de bajo volumen de transacciones.
Realizado por Magister Zomar E. Aguilar L.
Consultor Senior (Transporte & Logística/Industrias Técnicas)
GS1 Panamá